○上天草・宇城水道企業団公文書管理規程
平成22年1月25日
訓令第4号
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第5条)
第2節 管理組織(第6条―第9条)
第3節 管理簿等(第10条・第11条)
第2章 収受及び処理
第1節 受付及び収受(第12条―第15条)
第2節 収受後の処理(第16条・第17条)
第3章 起案及び決裁
第1節 起案(第18条・第19条)
第2節 決裁及び合議(第20条―第22条)
第4章 施行
第1節 文書記号及び文書番号等(第23条―第25条)
第2節 発送等(第26条―第30条)
第5章 整理及び保存
第1節 整理(第31条―第35条)
第2節 保存(第36条―第44条)
第6章 廃棄(第45条―第47条)
第7章 議案等の取扱い(第48条―第51条)
第8章 補則(第52条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、公文書の作成、分類、保存及び廃棄に関する基準その他公文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、上天草・宇城水道企業団(以下「企業団」という。)が保有する公文書の適正な管理を図り、もって事務の適正かつ効率的な遂行に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において「公文書」とは、企業団の職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、企業団が保有しているものをいう。ただし、官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(公文書取扱いの原則)
第3条 公文書は、全て正確かつ迅速に取り扱うとともに、常に整理してその所在及び処理状況を明らかにし、適正に管理しなければならない。
(公文書の作成)
第4条 事案の処理に係る意思決定及び報告は、公文書を作成することにより行わなければならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。
(1) 処理に係る事案が軽微なものであるとき。
(2) 意思決定又は報告と同時に公文書を作成することが困難であるとき。
2 前項第2号の場合においては、当該事案の処理後、速やかに公文書を作成しなければならない。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分し、又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令 企業長その他の執行機関が所属の機関又は職員に対して、その権限の行使に関し職務執行上必要な事項について指揮命令する場合に発するものをいう。
イ 達 企業長その他の執行機関がその権限に基づいて特定の個人、法人又は団体に対し、一方的に一定の作為又は不作為の義務を課する行政処分を行う場合に発するものをいう。
ウ 指令 企業長がその権限に基づいて特定の個人、法人又は団体からの申請、出願等に対し、許可、認可、承認等をする場合に発するものをいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務運営上の細目、法令の解釈、事務処理の方針等を指示し、その他一定の行為を命ずる場合に発するものをいう。
イ 依命通達 企業長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項をその補助機関が企業長の命を受けて当該補助機関名をもって発するものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 伺い、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の文書 議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる文書以外の文書をいう。
第2節 管理組織
(管理組織)
第6条 事務局長は、企業団における公文書の管理に関する事務を統括する。
2 公文書の管理に関する事務を所掌させるため、文書管理者を置き、事務局次長をもってこれに充てる。
(文書主任等)
第7条 総務係に文書主任を置き、総務係長をもって充てる。
2 総務係に文書副主任を置き、文書副主任は庶務を担当する職員をもって充てる。
(1) 各係において行う公文書事務について調査し、又は関係帳簿及び資料の提出を求め、その結果に基づいて、各係の文書管理者に対し、必要な措置を講じるよう求めること。
(2) 公文書事務に関する連絡及び調整を行うこと。
(文書管理者等の職務)
第9条 文書管理者は、公文書事務の円滑かつ適正な処理に努めるとともに、文書主任及び文書副主任に対し、必要な指示をするものとする。
2 文書主任は、文書管理者の命を受け、当該係における次の各号に掲げる事務を行う。
(1) 公文書の収受及び配布に関すること。
(2) 公文書の整理、保存及び廃棄に関すること。
(3) その他公文書事務に関し必要なこと。
3 文書副主任は文書主任を補佐し文書主任が当該事務を行うことができない場合はその職務を代理する。
4 文書主任は、文書管理者の命を受け、企業団における次の各号に掲げる事務を行う。
(1) 公文書処理の統括に関すること。
(2) 公文書事務の改善指導に関すること。
(3) 完結した公文書の引継ぎ及び管理に関すること。
(4) その他公文書事務に関し必要なこと。
第3節 管理簿等
(総務係に備える帳簿)
第10条 総務係に、次に掲げる帳簿を備え付ける。
(1) 公文書収受発送簿 様式第1号
(2) 公文書管理台帳 様式第2号
(3) 議案等番号簿 様式第3号
(4) 公示番号簿 様式第4号
(5) 専決処分番号簿 様式第5号
(6) 条例、規則及び訓令番号簿 様式第6号
(7) 金券受付収受簿 様式第7号
(8) 特殊文書受付収受簿 様式第8号
(帳簿の作成)
第11条 前条に規定する帳簿は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。法規文、公示文、訓令及び議案文の番号は、毎年1月1日に始まり、12月31日に終わるものとする。ただし、暦年により作成する必要があるものについては、この限りでない。
第2章 収受及び処理
第1節 受付及び収受
(到達した文書の取扱い)
第12条 企業団に到達した文書(各係に直接到達したものを除く。)は、総務係において受け付けなければならない。
(1) 特殊取扱に係る郵便(現金書留を除く。)、特定信書便(書留扱いのものに限る。以下同じ。)、機密文書、入札書、電報並びに訴訟及び不服申立てに係る文書 特殊文書受付収受簿(様式第8号)に記帳すること。なお、受付の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係がある文書にあっては、当該文書の封筒に受付時刻を記入すること。
(2) 現金書留郵便(金券が同封されている文書を含む。) 金券受付収受簿(様式第7号)に記帳すること。
2 前項の場合において、封筒等の記載事項から配布先を決めることができないときは、当該文書を開封の上、文書管理者が当該文書の内容により配布先を決めるものとする。
3 2以上の係に関係ある文書は、その関係の最も深い主管係に配布するものとする。その関係の度合いを定め難いもの又は異例に属するものは、文書管理者がその配布先を定めるものとする。
(文書の受領)
第14条 文書主任は、各日1回、事務局長が定めるところにより文書を受領しなければならない。
2 配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは、文書主任において理由を付し、速やかに文書管理者に返送しなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、次に掲げる文書又は電磁的記録については、公文書収受発送簿における記帳を要しない。
(1) 第12条第2項各号に掲げる文書
(2) 通知、案内等その内容が軽易な電磁的記録
(3) 主管係において、公文書収受発送簿に代わる他の方法により処理経過を明らかにすることと定めたもの
(4) 他の法令等において処理の方法が定められているもの
第2節 収受後の処理
(収受した公文書の処理)
第16条 収受した公文書(以下「収受文書」という。)は、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 次のいずれかに該当する収受文書は、速やかに一応供覧(処理について指示を受けるため上司に供覧することをいう。)をしなければならない。
ア 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの
イ 処理について長期の日時を要すると認められるもの
(2) 前号に該当しない収受文書への対応については、速やかに起案すること。
(3) 通知書等特段の措置を必要としないものについては、供覧すること。
(4) 前3号に定めるもののほか、関係職員への周知が必要であるときは、収受文書を回覧すること。
(他の係に関係ある収受文書)
第17条 文書主任は、収受文書が2以上の係に関係あるときは、文書にあっては写しの配布又は電磁的記録に変換したものの送信、電磁的記録にあっては電子メールによる送信によりこれを関係係に通知しなければならない。
第3章 起案及び決裁
第1節 起案
(1) 関連事項は、支障のない限り一括して起案すること。
(2) 2以上の係の主管に属する事務に関するものであるときは、あらかじめ関係のある係と十分協議して起案すること。
(3) 起案年月日、文書記号、文書分類、文書の保存期間、決裁区分(上天草・宇城水道企業団事務決裁管理規程(平成22年上天草・宇城水道企業団訓令第3号)に定める区分をいう。)及び起案の理由を記入するとともに、関係法令その他参考となる事項を明らかにする資料を添付すること。
(4) 緊急を要する文書は「至急」と、重要な文書は「重要」と起案に用いる用紙等に朱書すること。
(5) 機密に属する文書は、「秘」と起案に用いる用紙等に表示するほか、封筒に入れる等配慮すること。
(2) 当該文書の内容が定例又は軽易なものである場合 収受した文書の余白に処理案を朱書して行う起案
(作成要領及び公文例)
第19条 公文書は、次の各号に定めるところにより、努めて平易簡明に作成しなければならない。
(1) 漢字は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)によること。
(2) 仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)によること。
(3) 送り仮名は、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。
2 文書の用紙は、日本工業規格A列4番を縦長に用いるものとする。ただし、これにより難い場合は、この限りでない。
3 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、法令等の規定により様式が定められているもの及びその他事務局長が縦書きを適当と認めたものについては、この限りでない。
4 公用文の書き方、文体、用字、用語、書式その他公用文の作成要領は、別に定めるところによる。
第2節 決裁及び合議
(決裁)
第20条 決裁を要する公文書は、上司の承認を受けた後、決裁権者又は専決権者の決裁を受けなければならない。
(合議等)
第21条 2以上の係に関係ある事項については、関係の深い係から順次合議しなければならない。
2 合議を受けた者は、その公文書を速やかに処理しなければならない。
(代決等)
第22条 上天草・宇城水道企業団事務決裁管理規程の規定により代決を行う場合は、当該押印欄に「代」と朱書し、代決する者が押印しなければならない。この場合において、決裁権者又は専決権者が復帰したときは、速やかに報告し、又は供覧しなければならない。
2 緊急を要する決裁で決裁権者又は専決権者以外の上司が不在の場合は、当該押印欄に「後閲」と朱書し、当該上司が登庁の際、速やかに報告し、又は供覧しなければならない。
第4章 施行
第1節 文書記号及び文書番号等
(決裁を経た起案文書の取扱い)
第23条 起案文書の決裁が完了したときは、決裁年月日を起案用紙等に記入し、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 施行を要する公文書(軽易なものを除く。)については、次条に定めるところにより文書記号及び文書番号を付すこと。
(2) その他の公文書については、その内容に従い、適切に処理すること。
(1) 法規文、公示文及び令達文 上天草・宇城水道企業団名(上天草・宇城水道企業団企業長以外の執行機関にあっては、当該執行機関名)を冠し、それぞれ条例、規則及び訓令番号簿(様式第6号)により番号を記入する。
(2) 通達文及び往復文 「上天宇企」を冠した記号を記入し、公文書収受発送簿(様式第1号)により文書番号を記入する。ただし、許可、認可、証明等の業務を行う場合においては、当該業務を所管する係の文書管理者がその取扱いを明らかにした上で独自の記号を定めることができる。
2 文書番号は、会計年度又は暦年ごとに付すものとする。この場合において、収受文書に対する回答として発送等を行う公文書又は発送等を行った公文書に対する回答として収受する公文書については、既に付した番号を用いるものとする。
(浄書)
第25条 浄書を要する公文書については、起案者が浄書したものを決裁を経た起案文書と照合しなければならない。
第2節 発送等
(発信者名義等)
第26条 公文書の発信者名義は、企業長その他法令により権限を有する者(権限の委任を受けている者を含む。)の職及び氏名とする。
2 前項の規定にかかわらず、印影印刷用公印の印影を使用する公文書及び企業団の各係に伝達する公文書については、職名のみによることができる。
3 施行を要する公文書には、必要に応じ、発信者名の下に所管の係名を括弧書で表示するとともに、下部余白に担当者名及び連絡先を表示するものとする。
(公印及び契印)
第27条 施行する公文書への公印の押印は、次に掲げるものについて行うものとする。
(1) 契約、許可、認可その他法的効果を有するもの
(2) 法令等において公印の押印を要することと規定されているもの
(3) その他主管係長が必要と認めるもの
2 企業団以外に対して施行する公文書(以下「対外文書」という。)への公印の押印を省略するときは、当該公文書の右上に「公印省略」と表示しなければならない。
3 第1項第1号に規定する公文書が2枚以上のものであるときは、公印でその継ぎ目を割印しなければならない。
4 契印は、特に必要と認められる場合に限り、押印するものとする。
(発送等)
第28条 対外文書の伝達は、原則として発送によるものとし、各係において行う。
2 企業団の各係への公文書の伝達は、原則として電子メール等を利用するものとする。ただし、これにより難い場合は、文書の配布を行うことができるものとする。
(機密等を要する公文書)
第29条 公文書のうちその内容が機密に属するもの又は親展の取扱いを必要とするものの施行は、文書の発送又は手渡しによらなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、企業団各係への公文書のうち親展の取扱いを必要とするものは、電子メールの送信によることができる。
3 機密に属するものについてはその文書及び封筒に「秘」と、親展の取扱いを必要とするものは「親展」と表示しなければならない。
(施行後の取扱い)
第30条 起案文書の施行が終わったときは、施行年月日を起案用紙等に記入しなければならない。
第5章 整理及び保存
第1節 整理
(文書分類表による整理)
第31条 公文書は、別に定める文書分類表に基づき整理しなければならない。
2 文書管理者は、文書分類表の記載事項を変更しようとするときは、速やかに事務局長に申し出て、その承認を受けなければならない。
(1) 議案 議会の議決を経た日
(2) 議会提出文書 議会に提出した日
(3) 専決処分書 専決処分をした日
(4) 条例、規則、訓令、管理規程、告示及び公告 公布、公表又は公示をした日
(5) 照会、申請等の往復文書 それらに対して回答、許可等を発送し、若しくは送信し、又はこれらが到達した日
(6) 帳簿類 当該帳簿の閉鎖の日
(7) 訴訟関係書類 当該事件が完結した日
(8) 出納に関する書類 当該出納のあった日
(9) 契約関係書類 当該契約の期間が満了する日
(11) 供覧又は回覧を必要とするもの その供覧又は回覧が終わった日
(12) 台帳類のうち決裁等の処理を要しないものであって、主管係長が常時使用するものとして指定したもの 常時使用しなくなった日
(13) その他の公文書 当該公文書が施行された日
(完結時の処理)
第33条 決裁を行った公文書が完結したときは、次の各号に定めるところにより処理をしなければならない。
(1) 成冊し、その背表紙には、文書の名称、完結年度、保存期間、文書分類及び主管係名を記載した文書保存シールを貼ること。
(2) 年間の発生件数が少ないものは、文書分類表上の節及び保存期間が同一の文書に限り、合冊できること。
(3) 目次を付すこと。
(4) 文書の成冊に当たっては、当該文書の保存期間に耐えるよう製本その他の適切な措置を講じること。
2 公文書の整理は、会計年度ごととする。ただし、暦年ごとに整理する必要がある場合は、この限りでない。
(公文書管理台帳)
第34条 文書管理者は、完結した公文書(以下「完結文書」という。)について、完結年度の翌年度(暦年により編さんした公文書については完結年の翌年)の7月末までに、完結年度、保存期間、文書分類表ごとに整理を行った公文書管理台帳(様式第2号)を作成し、備え置かなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により公文書管理台帳を作成したときは、速やかにその写しを事務局長に提出しなければならない。
(未処理文書の確認及び整理保管)
第35条 文書主任は、その属する係における未処理である文書等の有無について随時確認し、適切な処理がなされるよう担当者に必要な指示を行わなければならない。
2 担当者は、未処理である文書を一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
第2節 保存
2 完結した公文書の保存期間は、法令等に別の定めがあるもののほか、公文書の区分に応じ、別表に定める種別ごとの保存期間を基準とする。ただし、職務遂行上の必要があるとき、その他特別の事由があるときは、これを延長することができる。
3 完結文書は、文書分類表の区分に従い、保存しなければならない。
(電磁的記録の保存及び管理)
第37条 完結文書(電磁的記録に限る。)は、文書管理者が、次の各号に定めるところにより、適正に保存し、及び管理しなければならない。
(1) 毀損、滅失、改ざん、漏えい等が生じないようにすること。
(2) 情報化の進展状況、記録媒体の耐用年数等を勘案して、必要に応じて、定期的なバックアップ等の措置を講じること。
(災害時に対する措置)
第38条 文書管理者は、公文書のうち重要なものについては、災害時に対する措置を講じておかなければならない。
(完結文書の文書管理者への移管)
第39条 文書管理者は、保存文書が永年である公文書のうち完結後30年を経過したもの(次に掲げるものを除く。)及び保存期間が満了したもので歴史的又は文化的価値があると認められるものについては、事務局長と協議の上、文書管理者へ移管するものとする。
(1) 現に使用しているもの
(2) 移管することができない特別の理由があるもの
2 保存文書は、文書管理者の指示に従い、所定の場所で閲覧しなければならない。
3 保存文書の貸出期間は、5日以内とする。ただし、文書管理者がやむを得ない理由があると認めるときは、この限りでない。
4 文書管理者は、貸出期間中であっても、必要があると認めるときは、当該貸出文書を返却させることができる。
5 保存文書の貸出しを受けた職員は、当該文書を庁舎外に持ち出し、又は転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があると文書管理者が認め、事務局長の許可を得た場合に限り、庁舎外に持ち出すことができる。
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟に関するもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に継続している不服申立てに関するもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 上天草・宇城水道企業団情報公開条例(平成31年上天草・宇城水道企業団条例第8号)第6条の規定による公開の請求があったもの 同条例第13条第1項又は第2項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は、保存期間を経過した公文書で、更に保存年限を定めて保存する必要があるものについては、事務局長の承認を得て、保存期間の延長をすることができる。
(書庫の管理)
第42条 書庫は、文書管理者が管理し、整理整とんに努めなければならない。
2 書庫内においては、火気を厳禁し、災害時に対する措置を講じておかなければならない。
(マイクロフィルムによる保存)
第43条 公文書のうち事務局長が適当と認めるものについては、その公文書をマイクロフィルムにして保存することができる。
2 マイクロフィルムの整理及び保存に関し必要な事項は、事務局長が別に定める。
(紛失等)
第44条 保存文書を紛失し、破損し、又は汚損したときは、文書管理者は、事務局長に始末書を提出しなければならない。
2 事務局長は、前項の規定により始末書の提出を受けたときは、必要な措置を講じるものとする。
第6章 廃棄
(廃棄)
第45条 保存期間が満了した公文書は、次の各号のいずれかに該当するものを除き、文書管理者による決定に基づいて、廃棄しなければならない。
(1) 第39条の規定に基づき事務局長へ移管する公文書
(2) 第41条の規定に基づき保存期間の延長を行った公文書
2 公文書を廃棄するときは、その形質に応じた廃棄を行うものとする。
3 文書管理者は、公文書の廃棄を行ったときは、事務局長にその旨を報告しなければならない。
(永年文書の廃棄)
第46条 文書管理者は、保存期間が永年である公文書(保存を開始した日から10年を経過していないものを除く。)について、廃棄しなければならない特別な事由が生じたときは、これを廃棄することができる。
2 前項の規定により文書を廃棄しようとするときは、事務局長の許可を得なければならない。
(廃棄時の注意事項)
第47条 個人情報若しくは機密情報が記録されている公文書又は印影その他悪用のおそれがあると認められるものは、その部分を裁断し、焼却し、又は消去する等適切な処理をしなければならない。
第7章 議案等の取扱い
(1) 議案及び議会提出文書の案 原則として議会に提出しようとする日の30日前までに送付すること。
(2) 専決処分書の案 専決処分をする必要が生じたときは、直ちに送付すること。
(3) 規則、管理規程及び訓令の案 原則として公布し、又は公表しようとする日の30日前までに送付すること。
(4) 告示及び公告の案 原則として公示しようとする日の14日前までに送付すること。
2 専決処分書の案と議会への当該専決処分の報告又は承認を求める議案とは、同時に出議しなければならない。
3 条例、規則又は訓令の制定又は改廃に伴い規則、管理規程又は訓令の制定又は改廃が必要であるときは、条例、規則又は訓令の案と関係規則又は訓令の案を同時に出議しなければならない。
(決裁後の取扱い)
第50条 議案、議会提出文書(事務局長が指定するものに限る。次条第1項第1号において同じ。)、専決処分書、規則、管理規程、訓令、告示及び公告の決裁が完了したときは、起案者は、直ちにその起案文書を総務係に送付しなければならない。
(1) 議案及び議会提出文書については、議案等番号簿(様式第3号)に記帳して、暦年による番号を付すこと。
(2) 専決処分書については、専決処分番号簿(様式第5号)に記帳して暦年による番号を付し、企業長印を押印した原本を作成すること。
(3) 規則、管理規程及び訓令については、条例、規則及び訓令番号簿(様式第6号)に記帳して暦年による番号を付し、公布又は公表の手続をとること。
(4) 告示及び公示については、告示、公告及び公示番号簿(様式第4号)に記帳して暦年による番号を付し、告示、公告及び公示の手続をとること。
2 議案及び議会提出文書の印刷及び議会への送付は、総務係において行う。ただし、事務局長が指定するものの印刷は、別に事務局長が定めるところによる。
3 議長から制定又は改廃の議決がなされた条例の送付があったとき又は条例の制定若しくは改廃の専決処分がなされたときは、総務係において、告示、公告及び公示番号簿に記帳して暦年による番号を付し、その公布の手続をとらなければならない。
4 議案(条例案を除く。)について議長から会議結果の報告があったときは、直ちに総務係においてその結果を原議書(決裁を経た起案文書をいう。以下同じ。)に記入して主管係に返付しなければならない。
5 専決処分書(条例の制定又は改廃に係るものを除く。)の原本は、総務係において保存するものとし、原議書は、原本作成後に主管係に返付しなければならない。
6 条例、規則、管理規程及び訓令の原議書及び原本は、総務係において保存するものとし、主管係においては、その写しを保存しなければならない。
第8章 補則
(委任)
第52条 この規程の施行に関し必要な事項は、企業長が定める。
2 公文書の取扱いについて、この規程により難い事由がある場合は、企業長が定めるところにより処理することができる。
附則
(施行期日)
1 この規程は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この規程による改正前の上天草・宇城水道企業団文書管理規程の規定に基づきなされた手続その他の行為は、この規程の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。
附則(平成31年2月7日訓令第5号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第36条関係)
種別 | 区分 | 保存期間 |
1種 | 1 水道事業の運営に関する基本方針の決定に関するもの 2 特に重要な事務及び事業の計画に関するもの 3 条例、規則、管理規程その他例規となるものの原議書 4 企業団議会に関する公文書で特に重要なもの 5 予算、決算及び出納に関する公文書で特に重要なもの 6 公有財産に関する公文書で特に重要なもの 7 特に重要な請願、要望等に関するもの 8 重要な不服申立て、訴訟、和解等に関するもの 9 職員の任免及び賞罰に関する公文書で重要なもの 10 構成団体の編入等に関する公文書で重要なもの 11 調査及び統計に関する公文書で特に重要なもの 12 許可及び認可に関する公文書で特に重要なもの 13 契約及び協定に関する公文書で特に重要なもの 14 工事に関する公文書で特に重要なもの 15 その他10年を超えて保存する必要があると認められるもの | 30年 |
2種 | 1 重要な事務及び事業の計画に関するもの 2 企業団議会に関する公文書で重要なもの 3 予算、決算及び出納に関するもの 4 公有財産に関する公文書で重要なもの 5 重要な請願、要望等に関するもの 6 不服申立て、訴訟、和解等に関するもの 7 職員の任免及び賞罰に関するもの 8 構成団体の編入等に関するもの 9 調査及び統計に関する公文書で重要なもの 10 許可及び認可に関する公文書で重要なもの 11 契約及び協定に関する公文書で重要なもの 12 工事に関する公文書で重要なもの 13 その他5年を超えて保存する必要があると認められるもの | 10年 |
3種 | 1 事務及び事業の計画に関するもの 2 企業団議会に関するもの 3 公有財産に関するもの 4 請願、要望等に関するもの 5 調査及び統計に関するもの 6 許可及び認可に関するもの 7 工事に関するもの 8 給与及び報酬に関するもの 9 照会、回答その他往復文書に関するもの 10 その他1年を超えて保存する必要があると認められるもの | 5年 |
4種 | 1 照会、回答その他往復文書に関する公文書で軽易なもの 2 文書の収受及び発送に関するもの 3 その他の公文書 | 1年 |
